Skicka ett pressmeddelande

Om du skapar något nytt inom ramen för ditt projekt, är det enkelt för dig att hitta ett tema för ditt pressmeddelande. Då din produkt, ditt verk eller din forskning är klar eller då ditt evenemang ordnas har du en nyhet och ett naturligt momentum.

Ofta har ändå fortlöpande verksamhet eller utvecklingsarbete också ett nyhetsvärde. Det kräver bara mera tajming. Vad tror du att kan vara intressant för utomstående? Vilken del av er verksamhet kan just nu ha ett nyhetsvärde?

Tänk på att olika frågor kan intressera beroende på om du vill synas i en lokal gratistidning, i en branschtidning eller i Yles nyhetssändning.

Håll koll på omvärlden. Ibland kan ett projekt eller en verksamhet bli ett aktuellt tema på grund av helt externa omständigheter. Ta vara på den nyfikenhet som omvärlden genererar. Handlar ditt projekt till exempel om trafiksäkerhet – kan skolstarten vara ditt momentum? Svampplockning – kanske årets regnigaste sensommarvecka?

Välj ett tema för ditt pressmeddelande. Har ni utvecklat en app och ordnar också ett sommarläger? Då är det antagligen bäst att ge två pressmeddelanden, med en lämplig tidsfrist mellan dem.

Du är expert inom ditt område, men nu berättar du för dem som kanske är bara vagt intresserade. Undvik fackspråk, skriv enkelt, ärligt och använd gärna vardagliga, beskrivande exempel.

Börja med att berätta vilken organisation eller person som sänder pressmeddelandet, att det är fritt att publicera och eventuellt orten, om det är relevant.

Vi brukar skriva:
Svenska kulturfonden
Pressmeddelande – får fritt publiceras
[Plats och tid]

Hitta en rubrik som berättar vad texten handlar om. En skruvad rubrik kan vara rolig och intressant, men ofta väljer ändå journalister att sätta en egen rubrik om texten publiceras.

Efter rubriken följer ingressen. Den är en text på tre-fyra rader som kort introducerar ditt tema. Markera ingressen till exempel genom att använda fetstil.

Efter ingressen kommer brödtexten. I brödtexten börjar du med viktigaste och intressantaste. Alla detaljer eller bakgrundsfakta kan du ta sist i texten. I brödtexten kan du besvara frågorna varför, hur, vem och vad, och eventuellt också var och när.

Var neutral och faktabaserad, skriv inte i jag- eller vi-form.

Så här kan en neutral mening se ut:
”Varje år förmultnar många ton svamp i de finska skogarna. Föreningen Svampälskarna vill att fler ska ta på sig gummistövlarna, samla svamp och äta hållbart. Deras nya app hjälper alla som är svamposäkra.”

Citat är din chans att vara personlig och värdeladdad och framföra egna åsikter. Citat gör också texten intressant och lättläst. Ofta är det bra att en eller två personer uttalar sig, fler än så kan bli rörigt. Så här kan ett citat se ut:

– Jag är allra lyckligast då jag plockar svamp. Trädens sus är min podd, doften av jord är min rumsparfym och svamparna i korgen är min gratis middag, säger Karl-Johan Kantarell som är ordförande för föreningen Svampälskarna.

(Att använda fetstil för namn då du nämner dem första gången underlättar läsningen.)

Också i ett pressmeddelande är det viktigt att du kommer ihåg att nämna varifrån er finansiering kommer och hur mycket pengar ni fått.

Håll din brödtext kort. Journalister har ofta bråttom och en lång text kan avskräcka. Om du tar en utskrift ska hela meddelandet galant rymmas på en sida.

Att variera löpande text med en punktlista kan underlätta läsningen.

Sist i pressmeddelandet berättar du vem journalisterna kan vända sig till för att få noggrannare information. Uppge namn, eventuellt titel, telefonnummer och mejladress.

Kom ihåg att korrekturläsa. Be gärna en kompis om hjälp – det är ofta lättare att se andras stavfel och missar. Kom ihåg att kolla alla datum, namn och kontaktuppgifter extra noga.

Klipp in texten direkt i mejlet – skicka inte ditt pressmeddelande som en bilaga.
I mejlets ämnesfält kan du skriva ”Pressmeddelande” och rubriken som du valt.
Sänd gärna ditt pressmeddelande genast på morgonen. Om redaktionen redan samma dag vill göra ett en nyhet utgående från ditt meddelande, har de då större chans att hinna före deadline.

Kom ihåg att det måste vara möjligt att nå dem som ger noggrannare information efter att du sänt meddelandet.

Känner du en journalist eller har någon tidigare visat intresse för din grej? Pröva ringa journalisten efter att du sänt ditt pressmeddelande och erbjud dig att berätta mera.

Kom ihåg att om ditt pressmeddelande resulterar i en nyhet, har journalisten rätt att stilisera, förkorta och komplettera texten.

Titta på hur andra gör. Vi publicerar Kulturfondens alla pressmeddelanden på vår webbplats. Gå till www.kulturfonden.fi och skriv in ”pressmeddelande” i Sök-fältet överst på sidan. Surfa runt bland träffarna och få inspiration.

Pröva på att göra ett videoklipp istället och publicera på sociala medier. Kom ändå ihåg att ett videoklipp kräver minst lika mycket förarbete.