Kulturfondens ordinarie ansökningstid är i november. Då får vi ungefär 3 500 ansökningar – knappt hälften av alla ansökningar per år.
Alla ansökningar som lämnas in i november behandlas av både våra ombudsmän och förtroendevalda.
Innan du får ditt besked
Alla ansökningar som lämnas in i november behandlas av både våra ombudsmän och förtroendevalda. Innan du får ditt besked behandlar mellan tjugo och trettio personer din ansökan på flera olika möten. Så här gör vi vårt bästa för att alla ansökningar ska behandlas noggrant och rättvist.
Start hos ombudsmännen
Behandlingen av novemberansökningarna börjar hos våra ombudsmän. I december och januari sorterar och läser de alla ansökningar.
Sakkunniga och delegationen eller en direktion?
Beroende på vilken typ av ansökan du har gjort kan din ansökan efter ombudsmännens sortering ta två olika vägar innan den hamnar på styrelsens bord:
- via externa sakkunniga och delegationen eller
- via de regionala direktionerna.
Du som är sökande behöver inte ta ställning till om delegationen eller en direktion ska bedöma din ansökan.
Både de regionala direktionerna och delegationen är förtroendeorgan som ger beslutsförslag till Kulturfondens styrelse.
Med de två parallella vägarna till styrelsen vill vi försäkra att lokala, ofta mindre, projekt får samma uppmärksamhet som stora, nationella satsningar.
Sakkunniga fortsätter
I januari får våra externa sakkunniga tillgång till ansökningarna som de ska bedöma; ungefär hälften av alla ansökningar vi fått i november.
De externa sakkunniga är ett stöd för våra förtroendevalda och till skillnad från de förtroendevalda är de sakkunniga anonyma. Här kan du läsa mer om de sakkunnigas uppdrag.
Hur fungerar sakkunnigbehandlingen?
Efter att vi fått novemberansökningarna fördelas de ansökningar som ska behandlas av externa sakkunniga mellan de olika sakkunniggrupperna.
De externa sakkunniga får tillgång till alla ansökningar inom sitt område och bekantar sig noga med var och en.
De externa sakkunniga tar ställning till
- ansökningar inom vetenskaplig forskning
- ansökningar inom professionell konstutövning
- ansökningar från centralorganisationer eller större institutioner inom konst, kultur och utbildning
Ansökningar av regional eller lokal karaktär får sin sakkunnigbedömning i våra regionala direktioner som känner sina regioner bäst. Det här gäller till exempel ansökningar från skolor och lokala konst- och kulturföreningar.
De externa sakkunniga har bara tillgång till ansökningarna i den egna sakkunniggruppen.
Medlemmarna i de olika sakkunniggrupperna läser och kommenterar “sina” ansökningar, och samlas sedan i januari-februari till möten i olika grupper där ansökningarna diskuteras gemensamt. Representanter för styrelse, delegation och direktioner samt ombudsmän deltar också i mötena.
Under sakkunnigmötena formuleras ett gemensamt förslag för varje enskild ansökan. Förslagen från de externa sakkunniga är en viktig vägledning och ett stöd för styrelsen i behandlingen.
Varför har Kulturfonden anonyma externa sakkunniga?
För oss är det viktigt att våra processer är transparenta och rättvisa. Samtidigt måste vi garantera att våra externa sakkunniga inte blir utsatta för påtryckningar och objektivt kan bedöma ansökningarna. Därför har vi – till skillnad från offentliga myndigheter – valt att inte publicera namnen på de externa sakkunniga vi anlitar.
År 2018 gjorde vi en anonym enkät bland våra sökande där en klar majoritet (62 procent) uppgav att de föredrog att de externa sakkunniga är anonyma.
Vad tycker du? Mejla oss gärna och berätta.
Vem kan bli extern sakkunnig?
De sakkunniga är utomstående experter inom olika områden – till exempel litteratur, film, yrkesutbildning, humanistisk forskning eller musik. En del områden är tematiskt breda och då har vi sakkunniga som representerar olika genrer inom samma område – till exempel klassisk musik, rytmmusik eller folkmusik.
Alla våra externa sakkunniga måste kunna svenska och vara insatta i det finlandssvenska kultur- eller utbildningsområdet, men vi har också flera finskspråkiga personer bland våra sakkunniga.
Vi anlitar en extern sakkunnig för mellan ett och tre år, sedan utses en ny person till uppdraget. Ingen extern sakkunnig ska få påverka för länge.
De externa sakkunniga får en rimlig ersättning för sitt arbete.
Externa sakkunniga, delegationen och direktionerna
Efter sakkunnigbehandlingen, i månadsskiftet februari-mars, samlas Kulturfondens delegation och direktioner för att behandla alla ansökningar som först bedömts av de sakkunniga.
Delegationen fungerar som ett kultur- och utbildningspolitiskt expertråd. Medlemmarna bedömer bland annat ansökningarnas konstnärliga eller vetenskapliga kvalitet och projektens relevans för det svenska i Finland.
Delegationen behandlar knappt hälften av ansökningarna vi får i november. Ansökningarna som diskuteras av delegationen kommer främst från professionella organisationer inom tredje sektorn, konst- och kulturinstitutioner samt universitet och högskolor. Delegationen tar också ställning till alla ansökningar om arbets- och doktorandstipendier.
Av de ansökningar som behandlas i direktionerna är det endast professionella konstnärers ansökningar om projektbidrag som har granskats av externa sakkunniga. Övriga ansökningar, till exempel ansökningar från lokala föreningar, bedöms enbart av direktionen.
Delegationen och direktionerna ger beslutsförslag till Kulturfondens styrelse.
De tre regionala direktionerna
I februari och början av mars diskuteras alla ansökningar som gått till regionalbehandling i direktionerna för Nyland, Åboland och Åland samt Österbotten.
De tre direktionerna bedömer ansökningarna ur ett regionalt och lokalt perspektiv och försäkrar att lokala, mindre projekt får samma uppmärksamhet som stora, nationella satsningar
De regionala direktionernas medlemmar bidrar med sakkunskap inom konst, kultur och utbildning och med god lokalkännedom om sin region. Direktionerna tar ställning både till ansökans kvalitet och lokal eller regional relevans. De har en central roll i att trygga att lokala, mindre projekt får samma uppmärksamhet som stora, nationella satsningar som diskuteras i delegationen.
Totalt behandlar de tre direktionerna drygt hälften av ansökningarna. Hit hör ansökningar från lokala föreningar, amatörteatrar, körer och ansökningar från skolor och daghem. Dessa ansökningar behandlas inte av de externa experter, utan direktionens medlemmar fungerar som sakkunniga.
Professionella konstnärers projektansökningar behandlas också i direktionerna, utgående från sökandes hemort. Dessa ansökningar får dock också en kollegial sakkunnigbedömning av externa sakkunniga innan direktionerna diskuterar dem.
Om en professionell konstnär inte är hemmahörande i någon av regionerna behandlas ansökan i delegationen.
Alla direktioner ger beslutsförslag till Kulturfondens styrelse.
Beslut i styrelsen
Efter behandlingen i antingen sakkunniggrupperna och delegationen eller i någon av direktionerna samlas Kulturfondens styrelse för att ta beslut om varje enskild ansökan. Det här mötet hålls vanligen i mitten av mars.
När får jag svar?
Behandlingen av alla novemberansökningar tar ungefär fyra månader. Alla sökande får svar i mars, vi mejlar alla så fort som möjligt efter att styrelsen har avslutat sitt möte.