En budget som tänjer

I september och oktober förbereder vi november – vår stora ansökningsmånad. För ekonomiteamet handlar förberedelserna om att göra budget för det kommande året. Men vet de redan nu hur mycket pengar vi behöver för de olika bidragsformerna under 2021? Och tänk om det nästa år händer något ännu större och överraskande än coronakrisen? Kan man budgetera för det?

Innan budgetarbetet börjar, är det bra att veta hur mycket pengar man har nästa år. Svenska litteratursällskapet SLS, som äger och förvaltar Svenska kulturfondens hela egendom, riktar varje år en del av avkastningen till Kulturfonden. Kulturfonden avgör sedan hur beloppet fördelas.

Ofta ger SLS redan under hösten ett förhandsbesked om hur stort belopp Kulturfonden kan fördela under det kommande året. Trots coronakrisen vet man redan nu att Kulturfonden också nästa år får drygt 40 miljoner euro att fördela. Efter förhandsbeskedet är det fritt fram att börja budgetera.

Gissa eller veta?

– Vi börjar med att tillsammans med ombudsmännen noga kolla våra olika bidragsformer. Hur mycket tror vi att vi nästa år kan fördela som bidrag till exempel inom Kultur i skolan, som lärlingsstipendier eller i de olika regionerna? Efter de här diskussionerna börjar vi fördela pengarna mellan de olika bidragsformerna, säger Britt-Marie Forsell-Stenström som är ekonomichef på Kulturfonden.

För alla bidragsformer behövs inte den här uppskattningen. Vissa bidrag styrs av donatorernas vilja, av avkastningen i en specialfond eller av samarbetsavtal med andra fonder.

– Till exempel för Studiefondens del har vi på förhand bestämt hur mycket varje fond satsar i samarbetet. Först efter att vi har beräknat alla belopp som regleras skilt vet vi vad vi kan fördela mellan de omgångar som inte har specifika regler, säger Britt-Marie.

För de bidrag som beviljas på basen av alla ansökningar som lämnas in i november brukar Kulturfonden budgetera drygt hälften av hela årets utdelning – cirka 30 miljoner euro. För till exempel bidrag med fri ansökningstid budgeteras ”bara” knappt 2 miljoner euro. Men hur vet man hur mycket som behövs för de olika bidragsomgångarna?

– Ofta utgår vi från hur många ansökningar som lämnats in under de senaste åren och hur stora belopp som sökts. Det ger en bra fingervisning om både intresset och aktiviteten inom de olika områdena. För till exempel de regionala bidragen budgeterar vi belopp som baserar sig på både mängden ansökningar och ansökningarnas sammanlagda värde i regionen under de senaste åren, säger Britt-Marie.

Flexibla lösningar

Samtidigt som budgeten ska vara noggrann och realistisk, måste det också finnas möjligheter att reagera snabbt då något oförutsett händer.

– Under året kan vi märka att vissa av våra antaganden inte håller streck. Vi får kanske inte tillräckligt många eller tillräckligt bra ansökningar om ett visst bidrag. Istället för att spara pengarna till nästa år, försöker vi flytta dem till andra bidragsformer så att utdelningen hela tiden matchar efterfrågan och kvaliteten, säger Britt-Marie.

På grund av coronakrisen fick Kulturfonden i år få ansökningar om bland annat resebidrag. Genom att flytta pengarna kunde man istället skapa fondens ”coronabidrag” Kultur under tiden och Huset mitt i byn.

Coronakrisen satte spår

Just coronakrisen omkullkastade flera antaganden som budgeten för år 2020 byggde på.

– Många av bidragen som vi beviljade i mars lyftes aldrig då projekten inte blev av. I andra fall hade bidragen redan lyfts, men återbetalades då projekten inhiberades, säger Lotta Rönnblad som är ekonomiassistent på Kulturfonden.

Eftersom besluten om ansökningarna som lämnades in i november 2019 togs strax före coronakrisen, gick Lotta tillsammans med ombudsmännen i efterhand igenom hundratals beslut om bidrag.

– Vi letade efter ändamål som blivit orimliga i och med coronakrisen – till exempel resor och större evenemang. Sedan kontaktade vi bidragsmottagarna för att kolla om att projektet ännu var aktuellt. Om det inte kunde förverkligas, sköt vi upp utbetalningen och kom överens om att kolla läget igen om ett år, säger Lotta Rönnblad.

Lotta påpekar att bidragets ändamål alltid måste vara det samma som i ansökan. Att ändra ändamålet är aldrig okej, inte ens under coronakrisen.

Pengarna som redan beviljats, men återbetalats eller aldrig utbetalats, kunde styras om till samma eller nya omgångar. I år flyttades 380 000 euro till Kultur under tiden, 200 000 euro till Huset mitt i byn och 100 000 euro till ett nationellt krispaket till kulturfältet i samarbete med Utbildnings-och kulturministeriet. Alla större justeringar mellan olika bidragsomgångar krävde ändå ett beslut av Kulturfondens styrelse.

Kassan borde vara tom i december

Målet att använda alla budgeterade pengar under året, men ofta flyttar Kulturfonden ändå cirka två miljoner euro till nästa års budget. Vanligen handlar det om bidrag som återbetalats eller inte lyfts.

– Vårt mål är aldrig att spara pengar i utdelningen – vi vill dela ut alla pengar varje år på bästa möjliga sätt. Samtidigt måste vi alltid noga kolla att varje beviljat bidrag fyller våra kriterier och kvalitetskrav. Vi har en hel del pengar att fördela, men måste komma ihåg att bara bevilja bidrag då ansökan är tillräckligt bra och själva idén är hållbar, säger Britt-Marie.

Trots att många bidrag inte användes 2020 kan nästa års budget bli exceptionell. På grund av det stora coronakrispaketet är det möjligt att beloppet som överförs till nästa år är betydligt mindre än vanligt.

Om Kulturfondens budget

Kulturfondens budget är tudelad och omfattar dels fondens utdelning och dels kansliets administrativa kostnader. Varje år fördelas ungefär 92 procent av hela budgeten som bidrag. Ungefär 8 procent budgetmedlen används för kansliets alla kostnader – alltså kostnader för att dela ut bidragen och för olika projekt och evenemang som vi ordnar. Den här uppdelningen presenteras både i bokslutet och i verksamhetsberättelsen.

Du kan läsa mera i reportaget som Lina Laurent skrev till årsboken 2018. Reportaget heter “Det kostar att dela ut pengar rättvist” och börjar på sidan 10 i årsboken.

Text: Martina Landén-Westerholm
Bild: Eva Persson