Lilla ekonomiskolan

Var realistisk när du räknar efter vad saker och ting kostar. Våra sakkunniga och förtroendevalda känner sina branscher och märker snabbt när någonting inte stämmer.

Många tror att det är lättare att få bidrag för ett underbudgeterat projekt, eftersom det då framstår som billigare. Men det är tyvärr mer sannolikt att våra sakkunniga och förtroendevalda anser att du inte förstår vad saker kostar att genomföra, och då inte heller vill bevilja dig ett bidrag.

Gör inte heller misstaget att budgetera mer än nödvändigt, ”för säkerhets skull”. Vi vet att det är vanligt att sökande vill gardera sig mot att man kanske beviljas ett mindre bidrag än man sökt genom att istället söka mer än man egentligen behöver. Det kan verka som en bra idé, men tyvärr leder det oftast till att din ansökan ger ett dåligt första intryck.

Kulturfonden har inte som linje att alltid bevilja mindre än ansökt, även om många tror det. Orsaken att hela beloppet inte alltid beviljas är oftast att våra sakkunniga och förtroendevalda bedömer att Kulturfondens andel av budgeten i ansökan är omotiverat hög. Genom att bevilja en mindre summa vill vi uppmana den sökande att söka bredare finansiering.

Nästan alla våra bidragsformer förutsätter att du i ansökan kan uppvisa en tydlig och realistisk budget. Det finns några bidragsformer där budget inte efterfrågas, b.la. arbets- och doktorandstipendier.

I budgeten ska du visa vad det skulle kosta att genomföra det projekt eller de aktiviteter som din ansökan gäller. Du ska också ha en finansieringsplan, alltså kunna visa hur du tänker täcka kostnaderna med tillräckliga inkomster.

I de flesta av våra ansökningsblanketter ska du mata in utgifter och inkomster i varsin tabell. Inkomsttabellen är finansieringsplanen. Vilka budgetposter som finns med kan variera litet mellan olika blanketter, men dessa är de vanligaste:

Utgifter

• Löner och arvoden
• Teknik, material, utrustning och olika tillbehör
• Information, marknadsföring
• Utrymmeskostnader och hyror
• Rese- och transportkostnader
• Övriga kostnader

Inkomster (finansieringsplanen)

• Ansöks av Kulturfonden
• Egen andel
• Biljetter, avgifter, försäljningsintäkter och dylikt
• Bidrag från övriga fonder och stiftelser
• Bidrag från stat och kommun
• Annan finansiering, sponsorer

”Ansöks av Kulturfonden” är det belopp du ansöker om från Kulturfonden. Det blir samtidigt Kulturfondens andel i din finansieringsplan. I de flesta blanketter behöver du alltså inte separat uppge vilken summa du ansöker om, utan bara föra in det som en förväntad inkomst.

Du behöver bara fylla i de moment som är relevanta för din ansökan. Om du t.ex. inte har några hyreskostnader eller inte räknar med bidrag från stat och kommun lämnar du de fälten tomma.

Om du har utgifter eller inkomster som inte riktigt passar in på något av momenten ska du sätta in det under Övriga kostnaderellerAnnan finansiering, sponsorer. Förtydliga sedan vad dessa övriga utgifter eller inkomster består av. I de flesta blanketter finns ett fält där du kan skriva en förklaring. Du kan också ladda upp en bilaga för att förtydliga.

I vissa blanketter finns inga budgettabeller utan du får fritt lägga upp budgeten. Du kan i så fall bra utgå från vår modell ovan.

Kom alltid ihåg att den budget du bifogar till din ansökan, oavsett om du söker som privatperson, arbetsgrupp eller som organisation – ska vara en nollbudget. Inkomsterna och utgifterna ska alltså vara lika stora.

Kontrollera alltid att slutsumman på inkomster och utgifter är samma summa. Om de inte överensstämmer är det någonting som är fel.

Lämna inte in en budget som uppvisar ett över- eller underskott.

En specificerad budget innebär att du mer noggrant förtydligar vad de olika posterna består av. Du bryter alltså ner respektive moment i mindre beståndsdelar. Det kan se ut t.ex. så här:

En specificerad budget är bara obligatorisk i vissa blanketter, men det går alltid bra att sätta med den som frivillig bilaga. Vi rekommenderar det särskilt om du söker om bidrag för ett större projekt, ett projekt med många medlemmar i arbetsgruppen eller någonting annat som komplicerar helheten.

Även om du inte lägger med den specificerade budgeten i ansökan rekommenderar vi att du gör en sådan innan du fyller i tabellerna i vår ansökan. Då försäkrar du dig om att du får med alla aspekter av projektet. 

För organisationer som ansöker om bidrag i oktober eller november är det obligatoriskt att bifoga det senaste godkända bokslutet till ansökan. I övriga ansökningsblanketter efterfrågas bokslutet oftast inte explicit, men det går förstås bra att lägga med det som bilaga även om det inte är obligatoriskt.

När bidraget redovisas behöver bokslutet bara bifogas om det beviljade beloppet är 50 000 euro eller mer. Undantaget är Bidrag för professionella organisation (oktober) – där är bokslut obligatoriskt att bifoga till redovisningen oavsett summans storlek.

Om organisationen har beviljats ett bidrag på mindre än 50 000 euro behöver bokslutet alltså inte bifogas till redovisningen. Men det är förstås alltid möjligt att lägga med bokslutet i redovisningen som en frivillig bilaga ifall det finns tillgängligt.

Vi förbehåller oss rätten att vid behov be bidragsmottagare komplettera redovisningen med bokslutet.

På frågan “hur anpassar ni aktiviteterna om intäkterna blir lägre än förväntat” ber vi dig beskriva hur du eller din organisation anpassar projektet eller aktiviteterna om era inkomster (och därmed er budget) blir lägre än förväntat. Vi ställer frågan för att bedöma hur välförberedda era planer är.

I vissa av våra blanketter ber vi dig att specificera inkomsterna från andra finansiärer. Då ska du förtydliga vad de summor som du fört in under Inkomster/Bidrag från stat och kommun eller Bidrag från övriga fonder och stiftelser består av. Du fyller i vilken summa du har sökt, kommer att söka eller redan har beviljats och av vilken finansiär.

Exempel på hur det kan se ut:

Även om vi inte alltid uttryckligen frågar efter den här informationen är det alltid bra om du skriver ut vilken finansiering som redan är säkrad och vilken du ännu ska ansöka om. Det är till stor hjälp när vi bedömer ansökan.

För privatpersoner och arbetsgrupper:

I de flesta projekt är löner och arvoden till de medverkande den största utgiftsposten. Det är alltså helt i sin ordning att ansöka om medel för detta. Kom bara ihåg att du ska ha med din/gruppens lön som en utgift i projektets budget. Det kan kännas ologiskt att se sin egen lön som en utgift eftersom den ju för dig själv blir en inkomst. Men för projektet är din lön en utgift, och det är projektets budget som ansökan gäller.

Du kan föreställa dig att du genom projektet anlitar dig själv som konstnär. Kostnaden för att erbjuda dig uppdraget blir då att kostnaderna för praktiska förutsättningar (lokal, material) och arvode för arbetet som ska utföras. 

Obs! Vi skriver ”lön” ovan eftersom det är vad man i dagligt tal brukar kalla det, men rent juridiskt är det inte en löneutbetalning när någon får ersättning för sitt arbete via ett bidrag eller stipendium.

För föreningar och andra organisationer:

Om det projekt eller de aktiviteter som ansökan gäller innebär att föreningen eller organisationen behöver anställa eller anlita någon person ska ni förstås ta med kostnaderna för detta i budgeten. Om personen anställs (skattekort för lön) ska ni räkna med både själva lönen och arbetsgivaravgifterna.

Kom ihåg att det är skillnad på att anställa någon mot skattekort för lön och att anlita någon att utföra ett uppdrag mot skattekort på arvode, eller mot faktura. Kontakta skattemyndigheterna för mer information.

Viktigt om anställningar:

Kulturfonden kan inte bli enda garant för att föreningen eller organisationen har möjlighet att ha anställda. Det måste finnas en bredare finansiering än enbart bidrag från Kulturfonden som täcker lönekostnaderna, särskilt om det gäller tillsvidareanställningar. Även när det gäller anställningar inom ramen för tidsbundna projekt är det viktigt att finansieringsbasen är möjligast bred.

Vänligen observera att vi inte kan bevilja bidrag till att rekrytera och anställa ordinarie personal för lagstadgad verksamhet eller inom ett företag.

När en privatperson eller grupp av privatpersoner beviljas ett bidrag från Kulturfonden är det i allmänhet skattefritt (läs mer om begränsningar på skatt.fi). Det innebär att du får hela summan på ditt bankkonto utan att betala en del av den i skatt. Att det är så beror på att Kulturfonden är en allmännyttig finansiär.

Om projektet som bidraget har beviljats för utförs av flera personer gemensamt ska bidraget sökas av en arbetsgrupp som är registrerad för ändamålet. Det innebär att det är gruppen kollektivt, inte någon av er personligen, som är mottagare av bidraget. Då kan ni, när ni anhåller om utbetalning, få bidraget uppdelat och utbetalt direkt till var och en. Läs mer här: https://www.kulturfonden.fi/2019/09/20/las-det-har-om-du-arbetar-i-grupp/ 

Om bidraget har beviljats till någon av er personligen är det bara till denna person som vi kan betala ut det. Mottagaren har inte rätt att sedan skattefritt dela bidraget vidare. De andra som ska ha del i bidraget måste istället fakturera sin andel eller så måste den ursprungliga mottagaren betala dem mot skattekort. Det är alltså inte tillåtet att direkt överföra en del av ett bidrag som utbetalats till dig personligen till någon annans bankkonto.

Kom ihåg att ett användarkonto för en arbetsgrupp bara kan användas för en ansökan. Ni måste alltså registrera ett nytt användarkonto för varje ansökan. Om ni ofta samarbetar rekommenderar vi att ni istället bildar en förening som kan söka finansiering i eget namn.

Om det inom föreningen utförs talkoarbete kan detta betraktas som en intäkt, i form av egen andel. De medverkande donerar alltså sin tid till föreningen eller projektet. För att kunna presentera detta i budgeten måste tiden räknas om i pengar.

Bestäm hur ni värderar 1 h donerad tid (timlön) och räkna sedan ut vilken summa den totala mängden donerad tid motsvarar. Skriv tydligt ut i ansökan hur ni har räknat. I vissa blanketter finns en specifik fråga för just detta, i andra kan du fylla i det under Kommentarer till budgeten eller motsvarande fråga.

Om du eller någon av de medverkande bidrar till projektet genom att donera din arbetstid (d.v.s. inte ta betalt det arbete du utför) kan det donerade arbetet räknas som en intäkt i form av egen andel. Då visar du tydligt att du bidrar till projektets budget, även om det inte är i form av pengar.

För att kunna presentera detta i budgeten måste tiden räknas om i pengar. Du kan utgå från storleken på Kulturfondens arbetsstipendium eller från något annat som känns rimligt för din bransch, och räkna sedan ut vilken summa den totala mängden donerad tid motsvarar.

Var noggrann när du gör upp en budget med donerad arbetstid. Det är lätt hänt att arbetstiden (omräknad i pengar) bara räknas med som en inkomst och att det inte balanseras upp på utgiftssidan. Då kommer budgeten sannolikt att visa ett överskott, d.v.s. ha högre inkomster än utgifter.

Om du vill få fram att du donerar ditt arbete måste du alltså ändå sätta in motsvarande summa som lönekostnad, trots att den i praktiken inte kommer betalas ut.

Exempel:

Den tid du donerar till projektet motsvarar enligt din omräkning 2 000 euro. För att korrekt presentera detta i budgeten ska du sätta in 2 000 euro både på Utgifter/Löner och arvoden och under Inkomster/Egen andel. Förtydliga sedan att arbetsinsatsen doneras och är omräknad.

Du kan förstås också välja att lämna bort både den fiktiva lönekostnaden och den omräknade egna andelen, och bara ha med de verkliga utgifterna och inkomsterna i budgeten. Förklara även då upplägget, så den som läser ansökan förstår att det utöver de faktiska utgifterna och inkomsterna även finns en andel donerad arbetstid.

När bidraget redovisas ska du fylla i budgettabeller motsvarande de som fanns i ansökan. Du fyller då i de förverkligade utgifterna och inkomsterna.

Om inkomsterna är högre än utgifterna måste du vara mycket tydlig med vad överskottet beror på.

Om överskottet beror på ökade intäkter från själva projektet eller aktiviteterna, t.ex. högre biljettintäkter än förväntat, är det i regel helt i sin ordning. Om överskottet däremot beror på att det kommit in bidrag som inte kunnat användas, t.ex. på grund av att aktiviteterna blev färre än förväntat, ska oanvända bidrag returneras. Då räknar vi utgående från informationen i redovisningen ut vilken Kulturfondens andel av de outnyttjade medlen är och ber dig returnera den summan.

Ibland beror ett överskott eller underskott på att alla inkomster och utgifter inte bokats på samma år. Skriv tydligt ut om så är fallet, så vi inte i onödan skickar återbetalningskrav.

Föreningar och andra organisationer ska antingen anlita en verksamhetsgranskare eller en revisor för att granska verksamheten och dess förvaltning. Rapporten kan bifogas tillsammans med bokslutet om sådant krävs.

Alla organisationer som ansöker om Bidrag för professionella organisationer (oktober) ska ha auktoriserad revision, oavsett om de formellt är revisionsskyldiga eller inte. I övrigt ställer Kulturfonden inga krav på om sökande organisationer har revision eller enbart verksamhetsgranskning.