Gör en projektplan och en projektansökan

Ett projekt har fyra grundstenar:

• ett preciserat syfte och klara mål
• fastställda tidsramar
• en tydlig ansvarsfördelning
• en balanserad och genomtänkt budget

Här kan du läsa mera om vad som karakteriserar ett projekt.

Hur föddes idén till projektet? Vad har gjorts tidigare inom samma område?

• Varför vill ni genomföra projektet?
• Hur stämmer syftet överens med er övriga verksamhet?
• Vilka kompetenser har ni för att genomföra projektet?
• Vilka effekter väntar ni er på lång och kort sikt?
• Hur mäter eller utvärderar ni effekterna?

Tänk på att beskrivningen av syftet ska vara kortfattad, klar och konkret. Om projektet handlar om att skapa något nytt är det viktigt att förklara vad som är det nya och varför det är intressant.

Målen kan vara både kvantitativa och kvalitativa.

Vilka vill ni nå och varför? Hur ska ni nå dem?

Hur marknadsför ni projektet? Hur lyfter ni fram bidragsgivaren?

Vilka andra aktörer är eller ska bli involverade i projektet? Vilka resurser och kompetenser bidrar de med? Är de införstådda i helheten och medvetna om sina ansvarsområden?

• När startar projektet och när avslutas det? Är tidsplanen realistisk? Har ni räknat in tidsmarginaler?
• Tänk på att ett projekt består av tre faser: förarbete, till exempel planering och rekrytering, genomförande och efterarbete, till exempel utvärdering och redovisning.
• Kom ihåg att ett bra projekt tar tid och att det inte är ett självändamål att vara snabb.

Vad kostar det att genomföra projektet? Har ni beaktat alla eventuella kostnader? Undvik att räkna in ”luft” i budgeten.

I projektplanen kan ni dela in de ekonomiska resurserna i tre kategorier för att själv få en realistisk helhetsbild: säkra inkomster, sannolika inkomster och sökta bidrag.

I ansökningsblanketten måste ni specificera vilka inkomster och utgifter projektet kommer att ha. Kontrollera alltid att inkomster och utgifter är i balans i budgeten innan ni skickar in ansökan. Kom också ihåg att det är en fördel om projektet får finansiering från flera håll.

Beskriv gärna i både planen och ansökan hur ni beaktar hållbarhet och tillgänglighet i projektet.

• Vänta inte till sista minuten – det kan ta längre tid än du tror att göra ansökan klar. Du kan spara en halvfärdig ansökan i ansökningssystemet och fortsätta senare.
• Läs våra anvisningar och tips på www.kulturfonden.fi noggrant innan du börjar fylla i ansökningsblanketten.
• Observera att vi inte stöder verksamhet som hör till den offentliga sektorns lagstadgade skyldigheter. Vi beviljar inte heller bidrag på sociala grunder och stöder i allmänhet inte översättningar, anskaffningar eller traktering.
• Se till att eventuella bilagor som ska bifogas till ansökan är klara innan du sätter igång.
• Skicka in eventuella försenade redovisningar för tidigare beviljade bidrag innan du gör din nya ansökan.
• På www.kulturfonden.fi – Stipendier & bidrag finns mera viktig information för dig som gör en ansökan – bland annat för dig som representerar en arbetsgrupp.

Det är viktigt att också utvärdera ett projekt. De flesta finansiärer kräver någon form av utvärdering i redovisningarna, men det är också viktigt att projektgruppen utvärderar sitt arbete internt, både under projektets gång och då det avslutats.

Läs vår publikation “3 x 3 – en modell för projektutvärdering” – en enkel modell för hur du kan utvärdera ditt projekt.