Ombudsmännens tips till sökande

Bild: Eva Persson

I november får vi ungefär 4 000 ansökningar om bidrag för olika projekt på svenska i Finland. Ska du göra en ansökan? Här kan du läsa ombudsmännens tips till dig som gör en ansökan till Kulturfonden.

Är Kulturfonden rätt finansiär för ditt projekt?

Vårt uppdrag är att stödja det svenska i Finland. Det här gör vi genom bidrag till konst, kultur, utbildning, forskning och allmänfinlandssvensk verksamhet inom till exempel olika förbund och medborgarorganisationer. Förutom vår allmänna fond har vi en del specialfonder som kan rikta sig till exempel till en specifik region. Det svenska språket i Finland står ändå alltid i fokus.

Vi kan tyvärr inte finansiera projekt som inte gäller konst, kultur, utbildning, forskning eller allmänfinlandssvensk verksamhet eller som inte passar in i någon av våra specialfonder.

Beskriver din ansökan tillräckligt tydligt vad du gör?

Din ansökan läses av många människor, både tjänstemän och förtroendevalda på Kulturfonden och av sakkunniga vi anlitar. Som mest kan det vara 30-40 personer som har läst just din ansökan!

Alla som läser din ansökan känner inte till dig som konstnär eller forskare eller vad din organisation har för verksamhet. Tänk därför på att presentera vem du är och speciellt vad du gör. Tänk också på de andra viktiga frågorna: VEM, VARFÖR, HUR, NÄR?

Långt är inte alltid bäst. Din ansökan behöver inte nödvändigtvis vara lång eller mångordig, men den ska alltid vara tydlig och innehålla all nödvändig information.

Våga be om hjälp!

Du behöver inte vara stjärnskribent för att kunna göra en bra ansökan, men om du känner dig osäker på ditt språk är det alltid bra att be någon läsa igenom ansökan innan du skickar in den. Då brukar man samtidigt märka om du beskrivit projektet på ett sätt som gör att en utomstående lätt förstår vad du vill göra.

Kulturfondens tjänstemän läser inte igenom ansökningar på förhand, men vi ordnar varje år informationsträffar och ansökningskliniker inför november. Då har du möjlighet att ställa frågor direkt till våra ombudsmän. Håll utkik efter annonser i lokalpressen och på nätet. Du kan förstås också ringa eller mejla oss. Vi träffar också gärna sökande som vill diskutera möjligheterna till finansiering.

Våra ansökningsblanketter finns bara på svenska. Vi läser också ansökningar som skrivs på finska eller engelska, men överväg gärna att be någon översätta din ansökan.

Koll på siffrorna – är din budget i balans?

Din budget måste vara i balans. Det betyder att de totala inkomsterna och utgifterna måste vara samma summa. Varje år får vi ansökningar där inkomsterna beräknas vara till exempel 10 000 euro men utgifterna 15 000 euro. Det här ger tyvärr ingen bra bild av ditt projekt. Var noggrann när du gör upp din budget!

Ange alltid projektets hela budget även om du bara ansöker om finansiering för en mindre del från Kulturfonden. Skriv inte bara ut de inkomster och utgifter du tänkt använda bidraget från Kulturfonden till, utan alla kostnader och intäkter som projektet har.

Ibland passar inte vår budgetmall just ditt projekt. Visste du att du alltid kan ladda upp bilagor till ansökan, till exempel en mer detaljerad budget du gjort i Excel? Då blir det enklare både för dig och för oss som läser ansökan.

Har du ansökt om rätt summa?

Det må låta grundläggande, men varje år ser vi ansökningar där det sökta beloppet till exempel är 3 000 euro, men i budgeten anges däremot 6 000 euro som bidrag från Kulturfonden. Då blir det onödigt rörigt!

Har du i ett tidigare skede fått bidrag av Kulturfonden för samma projekt ? Ange det under ”Tidigare stipendier”, inte i budgeten för den aktuella ansökan.

Har du andra finansiärer för ditt projekt?

Vi vill inte vara ensam finansiär för projekt, tvärtom delar vi gärna på den äran. Andra viktiga finansiärer är övriga fonder och stiftelser, kommuner, staten (ministerier och andra myndigheter), EU och nordisk finansiering.

Ange alltid både sådana bidrag du redan har säkrat från annat håll och sådana du ansökt om men ännu inte fått svar från. Om du under den tid din ansökan behandlas hos Kulturfonden får besked från någon av de andra finansiärerna går det alltid bra att meddela oss det också efter att du skickat in ansökan.

Arbetsgrupp eller samfund – gör du ansökan som rätt sökandetyp?

Representerar du bara dig själv med din ansökan är det enkelt att göra ansökan i ditt eget namn som privatperson. När ni är flera inblandade kan du däremot välja mellan att göra ansökan som arbetsgrupp eller samfund.

Ett samfund kan vara en registrerad förening, stiftelse eller offentligrättslig aktör som en kommun eller samkommun. Även olika bolagsformer godkänns, men observera att skattereglerna för mottagandet av stipendier är andra för företag än för allmännyttiga samfund. När ansökan görs som samfund är det samfundet som juridisk person som anhåller om utbetalning av bidrag och redovisar för hur pengarna använts.

En arbetsgrupp är däremot en informell grupp som samlats kring ett specifikt projekt, ofta ett pilotprojekt innan man slår till och grundar en förening. I en gruppansökan kopplas flera personer till ansökan, men bara den som står som kontaktperson är juridiskt ansvarig för bidraget, hur det fördelas inom gruppen och att redovisningen görs inom utsatt tid.

Om ni gör ansökan som en arbetsgrupp ska alla gruppmedlemmars personuppgifter framgå ur ansökan. Om det sker förändringar i gruppens sammansättning måste ni meddela Kulturfonden om det.

En arbetsgrupps användarkonto kan endast användas en gång. Det betyder att ni måste skapa ett nytt användarkonto om ni vill göra en ny ansökan senare. Om samma arbetsgrupp har återkommande verksamhet rekommenderas därför att medlemmarna bildar en förening och istället gör ansökan som samfund.

Om en arbetsgrupp samarbetar med något samfund lönar det sig att göra ansökan i samfundets namn. Då kan ni också använda samma användarkonto flera gånger.